Il trasloco dell’azienda: come organizzarlo al meglio

Pubblicato il 14 Maggio 2019 da ProntoPro
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Il trasloco è una fase delicata, specie se riguarda un’azienda, poiché non comprende solamente lo spostamento di mobili e scrivanie, ma anche di attrezzature tecnologiche, archivi e documentazioni importanti.
Per scongiurare spiacevoli inconvenienti, una pianificazione ad hoc e un trasporto appropriato sono dunque d’obbligo.

Pianificare il trasloco di un’azienda

La pianificazione del trasloco è una delle fasi cruciali, in quanto è necessario che sia quanto più rapida possibile per far tornare operativa l’attività dell’impresa nel giro di poco tempo.
Questo passo prevede il calcolo dei costi e tutti i beni mobili da spostare.
Rivolgersi ad un’azienda specializzata può rappresentare un’ottima soluzione, in quanto del personale esperto è in grado di gestire tutte le doverose operazioni con facilità.

Burocrazia del trasloco dell’azienda

Quando si decide di cambiare la sede della propria azienda, è indispensabile essere in regola con la burocrazia, ossia che il nuovo indirizzo sia registrato come ufficio e non come altra destinazione d’uso, diversamente sarà necessario occuparsi del cambio di quest’ultimo dal punto di vista catastale e urbanistico.
Per fare questo è sufficiente verificare che il luogo prescelto rispetti i principi del Piano Regolatore dell’attività svolta, altrimenti occorre apportare le dovute modifiche ai locali come la loro messa a norma, etc.

Imballaggio e trasporto dei beni dell’azienda

Una volta terminata la pianificazione con il responsabile dell’azienda, è necessario pensare all’imballaggio e al trasporto dei beni mobili nella nuova sede.
Visto che all’interno di un’impresa vi sono oggetti solitamente non presenti all’interno di una casa privata, come fotocopiatrici professionali, casseforti di grandi dimensioni, server e via discorrendo, è necessario delegare il loro spostamento ad operai specializzati che li sanno maneggiare con rapidità e in tutta sicurezza.

Per quanto riguarda invece gli oggetti più piccoli e fragili, sono indispensabili pluriball e imballaggi in polistirolo, mentre quelli che non corrono il rischio di rompersi possono essere collocati all’interno di semplici scatoloni.
Qualora fosse necessario trasportare oggetti di valore o particolarmente delicati, sarebbe opportuno stipulare una polizza e richiedere la movimentazione con mezzi adeguati come furgoni imbottiti.
Se la nuova sede della ditta è ubicata ai piani alti, le piattaforme aeree saranno un valido supporto perché permettono di risparmiare molto tempo.

scatole trasloco

Etichettare le scatole del trasloco

Per evitare confusioni e perdite di tempo, è vivamente consigliato porre un’etichetta che indica il contenuto di ogni scatola.
Grazie a questo piccolo stratagemma sarà inoltre facile suddividere i vari beni mobili per vano di appartenenza; una volta terminato lo spostamento non resta altro che rimuoverli dai contenitori e collocarli nei punti desiderati.

Montaggio e smontaggio dei mobili

Qualora fosse necessario trasportare dei mobili nella nuova sede, bisogna rivolgersi a ditte di trasporti che forniscono tale servizio.
I mobili sono i primi beni da trasportare, perché su di essi verranno riposti tutti gli altri oggetti.
Per far sì che vengano montati e smontati a regola d’arte, è bene non affidare il lavoro a persone inesperte.
Una posa mal effettuata potrebbe infatti comportare la loro rottura o ancora peggio la caduta e compromettere l’incolumità di cose/persone.

Come scegliere la ditta di trasloco dell’azienda

Prima di decidere a quale ditta di traslochi affidarsi, bisogna considerare alcuni aspetti molto importanti:

  • Professionalità: è il requisito fondamentale di una ditta di traslochi.
  • Possesso delle autorizzazioni necessarie per svolgere tale attività come la partita IVA e la registrazione alla Camera di Commercio della provincia. L’iscrizione all’AITI (Associazione Italiana Traslocatori Italiani) è una garanzia ulteriore.
  • Confronto: mai fermarsi al primo preventivo, ma confrontarne diversi e valutare il prezzo, i servizi offerti e l’eventuale copertura assicurativa.

Traslochi internazionali

Serve trasferire la propria azienda all’estero? In questo caso rivolgersi ad un’impresa specializzata in traslochi internazionali è importantissimo, in quanto non occorre solamente una movimentazione delle merci, ma anche la minuziosa cura di tutti gli aspetti burocratici necessari.
La stipula di una polizza assicurativa che copra eventuali furti e danni è inoltre una scelta saggia, dato che un trasloco internazionale richiede molte più trafile e l’intervento di diverse persone.

Trasloco nell’Unione Europea

Il trasloco in un Paese all’interno dell’Unione Europea è molto più facile e può essere gestito mediante TIR o camion, poiché non vengono richieste particolari procedure burocratiche.
Organizzare un trasloco del genere richiede la pianificazione di almeno un mese.

Trasloco in Paesi extra UE

Questa tipologia di trasloco è ben più complessa, poiché bisogna sottoporre tutto il carico ai controlli doganali.
Essere in possesso di tutta la documentazione di viaggio in regola è il primo passo per scampare ad intoppi burocratici o fastidiosi ritardi/disguidi.
Per organizzare un trasloco intercontinentale occorrono almeno 2/3 mesi, soprattutto per effettuare un’accurata stima del valore degli oggetti.
In questo caso è possibile scegliere le seguenti vie del trasporto:

  • Trasporto per via aerea: è molto più veloce ma decisamente costosa;
  • Trasporto via mare: ha una tempistica più lunga ma il prezzo è decisamente inferiore.

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