Risparmiare con la tecnologia: si può fare ancora molto in ufficio

Pubblicato il 3 Maggio 2019 da ProntoPro
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Se possibile, i recenti anni di crisi hanno reso ancora più sentito e importante il problema di ottimizzare i costi aziendali e, allo stesso tempo, aumentare la produttività. Ma mentre nel settore produttivo le innovazioni tecnologiche che permettono questo tipo di processo sono facilmente individuabili, in tanti uffici si trova molta più difficoltà non soltanto nell’applicare, ma proprio nell’identificare gli strumenti più performanti in tal senso. Eppure strumenti tecnologici che possono ottimizzare l’attività dell’ufficio esistono, e si possono trovare anche al 100% italiani: nel caso specifico ci stiamo riferendo ai software di acquisizione ottica e gestione documentale, e ci siamo fatti spiegare cosa sono e che vantaggi permettono da Claudio Savoldelli, proprietario di Datasis, uno studio di progettazione e realizzazione di soluzione software per la lettura ottica tutto italiano.

 

documenti

Signor Savoldelli, buongiorno. Ma un sistema di acquisizione ottica fa davvero tanta differenza, nel lavoro di un’azienda?

Può farne moltissima. In molti uffici non ci si rende conto di quanto tempo venga inevitabilmente dedicato alla gestione dei documenti, e ancor più alla loro conversione in un formato che sia utilizzabile dai software gestionali. Ci si trova, in breve, a investire un sacco di tempo – e quindi di soldi – per poter usare uno strumento, come il gestionale, il cui scopo include il risparmiare tempo, il che è paradossale. Del resto non si può nemmeno evitare di farlo, perché l’inserimento dati è una pratica essenziale. Un sistema di acquisizione ottica permette di automatizzare interamente i processi di data entry, con margini di errore ormai davvero ridottissimi.

E questa automazione si traduce, diceva, in un risparmio di tempi e di costi. In che misura?

Per i costi, dare una cifra generale è ovviamente impossibile, perché dipende da fattori economici e di trattamento che variano troppo da azienda ad azienda. Ma sul fronte del tempo, i nostri clienti statisticamente risparmiano dal 60% fino al 95% – in casi specifici – del tempo dedicato all’inserimento di dati. Il software si occupa di leggere i dati, riconoscerli, e trasformarli in un formato che altri programmi, come appunto un gestionale, possano capire, utilizzare e modificare; in questo modo, i dipendenti possono dedicarsi a lavori decisamente più importanti.

E può essere una soluzione valida per qualsiasi azienda?

Assolutamente, anche se com’è ovvio lo specifico software sarà diverso. Molto del nostro lavoro sta proprio nel personalizzare una soluzione software in modo che si adatti esattamente alle esigenze del cliente specifico, e questo dipende dal fatto che le aziende con cui lavoriamo sono diversissime. Alla fine, in un ufficio passano sempre una dozzina di tipi standard di documenti, e le operazioni che devono essere svolte sono costanti: cambiano modalità e scopi.

Ma la fatturazione elettronica non ha ridotto questa necessità di inserimento dati?

La carta in ufficio – fatturazione elettronica o meno – continua ad essere tantissima. E va tutta gestita – il che significa letta, capita, identificata, e utilizzata. Siamo molto lontani dall’ufficio “paperless” di cui si parla da anni. Oltre a questo, l’inserimento dati non è tutto: la lettura ottica è il primo passo per arrivare ad un’archiviazione documentale completamente digitalizzata, che per molte aziende è un’altra necessità pratica e operativa.

Ma un’azienda che voglia implementare un sistema di questo tipo, come deve partire?

I casi sono tutti diversi. Ma in generale, prima di arrivare a determinare o programmare un software serve una fase di analisi, che spesso i clienti conducono insieme a noi; bisogna identificare il tipo di processi di lavoro che avvengono nell’ufficio, come funziona la logistica stessa in azienda, e – molto importante – chi deve disporre di quali privilegi e diritti di accesso ai documenti. Spesso poi emergono delle criticità, dei colli di bottiglia nel processo lavorativo, che appena risolti sbloccano interamente la situazione.

 

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